Analisa Office Automation System PT.Cergis

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

OAS ( OFFICE AUTOMATION SYSTEM )

Di susun oleh :

Teknik Informatika Semester 3 C/P

Anggota Kelompok

MUHAMMAD HAFIZH ARRAFI SEPTIAWAN    : 43A87006180232

ALDI EKA PUTRA                                                   : 43A87006180258

SEKILAS TENTANG OFFICE AUTOMATION SYSTEM (OAS)

Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO), ia merupakan usaha yang dilakukan untuk mengotomatisasi kegiatan yang ada di kantor. Tujuan akhir dari OAS ini adalah mengurangi penggunaan kertas (paperless), peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja. Untuk mencapai tujuan OAS digunakan penggabungan berbagai teknologi IT (teknologi komputer dan internet).

OAS dimulai tahun 1960-an, ketika IBM mulai memasarkan komputernya kemudian OAS mulai berkembang tahun 1970-an. OAS mencakup semua sistem komunikasi formal & informal dari orang didalam maupun diluar perusahaan. Secara garis besar OAS mencakup penggunaan :

1. Komunikasi informasi
2. Sistem elektronik (penggunaan komputer dan pelengkapnya)
3. Penggunaan internet

Sebagai contoh negara yang telah memperoleh manfaat dari OAS adalah India. India telah membangun suatu jaringan komputer nasional yang murah, menghubungkan 430 distrik. Tersedianya jaringan ini memungkinkan proyek-proyek besar tentang piranti lunak dapat dikejakan bersama-sama dan diorganisasikan dengan menggunakan electronic mail dan pertukaran data. Dampak lainnya adalah perusahaan-perusahaan piranti lunak India saat ini juga melakukan pengambangan-pengambangan piranti lunak paket yang kemudian dipublikasikan oleh perusahaan-perusahaan Amerika. Maknanya adalah salah satu komoditi India adalah piranti lunak tingkat dunia dan dikerjakan oleh orang-orang yang tidak saling ketemu secara fisik, geografis berjauhan tetapi pekerjaan tetap selesai dengan sinergis.

KONSEP OFFICE AUTOMATION SYSTEM

Konsenp OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information Technology mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja.

Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT via sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakainya lainnya melalui server tadi. Semua informasi dan dokumen disimpan didalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta Internet seorang user/pemakai akan dapat berkomunikasi dengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu.

FUNGSI DAN PENGGUNA OAS ( OFFICE AUTOMATION SYSTEM )

Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.

Office automation system digunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi yang membutuhkannya. Office automation berfungsi dalam word processing, elctronic message, work group computing, work group scheduling, facsimile processing, imaging and electronic documents, and work flow management. Office automation system dirancang baik untuk individu maupun kelompok.

Personal information system dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari single user. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas individu. Contoh dari personal information system adalah Microsoft’s Office Professional, IBM’s Lotus SmartSuite, Corel’s PerfectOffice, dll.

Work group information systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok kerja. Contoh dari work group information systems adalah Microsoft’s Exchange and Outlook, IBM’s Lotus Notes/Domino, atau Novell’s GroupWise.

Dalam suatu pembuatan sistem informasi kita harus mengabungkan dan menyatukan semua kegiatan dalam suatu kesatuan proses. Berikut adalah contoh tahapan proses pembuatan sistem informasi :

Keterangan :

1. Proses transaksi pertama digunakan sebagai input data transaksi dalam transaction processing system.

2. Proses transaksi kedua menghasilkan suatu output transaksi.

3. Sistem informasi management yang pertama berguna untuk menyederhanakan laporan dan data proses transaksi

4. Sistem informasi manajemen yang kedua menggunakan model bisnis (contohnya MRP) untuk menghasilkan operational management information.

5. Menunjukkan bahwa MIS menggunakan data lebih dari satu operational database

6. Menunjukkan gambaran dari operational database yang ada dari sekumpulan data warehouse.

7. Decision support and executive information systems akan menyediakan akses read-only kepada data warehaouse untuk menghasilkan Decision support and executive information

8. Sebuah expert system membutuhkan database khusus yang menyimpan pengetahuan dan data dari seorang ahli

9. Expert system mendapatkan suatu masalah sebagai sebuah input dan kemudian menghasilkan solusi sesuai dengan database sistemnya.

10. Personal office automation systems memelihara keseluruhan data dan proses bisnis yang dibutuhkan oleh user.

11. Work group office automation system menghasilkan suatu solusi untuk sebuah kebutuhan departemen. 

TUJUAN DARI OFFICE AUTOMATION SYSTEM

Ø  Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi

Ø  Menaikkan produktifitas

Ø  Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di luar organisasi

Ø  Mengurangi penghentian kerja

Ø  Pengurangan biaya peralatan

APLIKASI OFFICE AUTOMATION SYSTEM

Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :
1. Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

2. Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.

3. Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.

4. Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan.

5. Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat mengefisiensikan waktu penyampaian pesan. Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau audio converencin ialah:
* Ada moderator
* Jumlah peserta maksimal 6 orang
* Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu
* Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara
* Rekaman hasil konferensi harus disimpan
* Salinan rekaman dibagikan kepada peserta
* Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta hadir tepat waktu.

6. Konferensi Video
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis konfigurasi konferensi video, yaitu:
* One-way video and audio
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan
* One-way video and two-way audio
Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.
* Two-way video and audio
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.

7. Konferensi Komputer
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer converencing dapat terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.Selain itu, computer converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.

8. Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis

9. Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang tersimpan ke layar CRT

10. Pencitraan
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder. Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam data digital. Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu masalah

11. Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
* Administrative
meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan, dan warta
* Technical
meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual
* Corporate
meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan

KELEBIHAN

Ø  Peningkatan kecepatan kerja (hemat waktu)

Ø  Peningkatan keamanan data sesuai level security

Ø  Peningkatan akurasi data

Ø  Kemudahan pengontrolan hasil kerja

Ø  Kemudahan akses informasi bagi pimpinan

Ø  Kemudahan akses bagi klien/pihak luar tentang informasi tertentu

KEKURANGAN

Ø  Investasi lebih tinggi bila dibandingkan tidak menggunakan Office Automation System

Ø  Peningkatan produktivitas kerja bagi pegawai yang skill dan daya saing perusahaan.

Ø  Bagi pegawai yang unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan pekerjaan dan frustasi yang semakin tinggi bagi pegawai yang unskill.

Ø  Rasa tidak memiliki akan semakin tinggi, karena data semakin transparan terutama pada pimpinan yang lebih tinggi.

Ø  Hanya pegawai yang skill yang dapat bekerja pada kantor yang menggunakan Office Automation System .

Ø  Investasi lebih rendah bila dibandingkan dengan kantor yang menggunakan Office Automation System .

STRATEGI

Ø  Sediakan sumber daya komputer

Ø  Sediakan akses ke sumber daya informasi

Ø  Sediakan perlengakapan non komputer

Ø  Gunakan konferensi telepon

Ø  Sediakan pertemuan rutin

Ø  Lakukan rutinitas kerja

KARAKTERISTIK SIM PADA OAS (Office Automation System)

Ø  Menuju ke paperless office

Ø  Pendesainan ulang alur kerja

Ø  Perangkat lunak terintegrasi

Ø  Perancangan ergonomic/user friendly

Ø  Cerdas dan menarik

ELEMEN – ELEMEN FISIK

1.      Perangkat Keras (Hardware)

Ø  Komputer 

Ø  Printer

Ø  Faksimile

Ø  Router

Ø  Switch

Ø  Server

2.      Perangkat lunak (Software)

Ø  Email

Ø  Microsoft Office

Ø  Browser

Ø  Microsoft MS-NET

3.      Database

Ø  Microsoft Access

4.      Brainware

Ø  Netter

Ø  Cracker

Ø  Programmer

5.      Procedur

Ø  Penentuan Sasaran Penerapan

Ø  Menyusun Alur Kerja

Ø  Pemantauan Dan Analisis

     

6.      Control

Ø  Penyusunan Rencana Pengamanan

Ø  Pemisahan Tugas Dalam Sistem

Ø  Pengendalian Proyek Penyusunan Sistem Informasi

Ø  Pengendalian Akses Fisik

Ø  Pengendalian Akses Logis

Ø  Pengendalian Penyimpanan Data

Ø  Pengawasan Transmisi Data

KOMPONEN TEKNOLOGY YANG DIGUNAKAN

1.      Komputer

2.      Printer

3.      Faksimile

4.      Jaringan internet

5.      Server

6.      Email

7.      Ms Office

8.      Voice mail

CONTOH PENERAPAN OLEH  PT.CERGIS DAN CARA MEMPROSESNYA

(OFFICE AUTOMATION SYSTEM )

Ø  Soft aplikasi yang meliputi  Microsoft accses , mail , dan browser ke internet

Ø  Dikelola mengunakan Microsoft dan mendapatkan data dari para customer

Ø  Dan validasi system yang di buat oleh PT.Cergis

KELEBIHAN

Ø  Peningkatan kecepatan kerja (hemat waktu)

Ø  Peningkatan keamanan data sesuai level security

Ø  Peningkatan akurasi data

Ø  Kemudahan pengontrolan hasil kerja

Ø  Kemudahan akses informasi bagi pimpinan

Ø  Kemudahan akses bagi klien/pihak luar tentang informasi tertentu

KEKURANGAN

Ø  Investasi lebih tinggi bila dibandingkan tidak menggunakan Office Automation System

Ø  Peningkatan produktivitas kerja bagi pegawai yang skill dan daya saing perusahaan.

Ø  Bagi pegawai yang unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan pekerjaan dan frustasi yang semakin tinggi bagi pegawai yang unskill.

Ø  Rasa tidak memiliki akan semakin tinggi, karena data semakin transparan terutama pada pimpinan yang lebih tinggi.

Ø  Hanya pegawai yang skill yang dapat bekerja pada kantor yang menggunakan Office Automation System .

Ø  Investasi lebih rendah bila dibandingkan dengan kantor yang menggunakan Office Automation System .

PERBAIKAN SISTEM YANG AKAN DATANG

Ø  Penggabungan dan penerapan teknologi

Ø  Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

Ø  Meningkatkan produktivitas pekerja dan efektiftas .

Perbaikan otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan dari segi produktivitas.bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah , otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan baik selagi mereka memecahkan masalah dalam suatu perusahaan

1. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

2. dapat mempermudah pegawai administratif melaksanakan tugas – tugas untuk sekretaris , seperti mengoperasikan mesin fotocopy , menyusun dokumen , menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.