TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
OAS ( OFFICE AUTOMATION SYSTEM )
Di susun oleh :
Teknik Informatika Semester 3
C/P
Anggota
Kelompok
MUHAMMAD HAFIZH ARRAFI SEPTIAWAN : 43A87006180232
ALDI
EKA PUTRA :
43A87006180258
SEKILAS TENTANG OFFICE AUTOMATION SYSTEM (OAS)
Office automation system (OAS)
terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO), ia merupakan usaha yang
dilakukan untuk mengotomatisasi kegiatan yang ada di kantor. Tujuan akhir
dari OAS ini adalah mengurangi penggunaan kertas (paperless),
peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan
produktivitas kerja. Untuk mencapai tujuan OAS digunakan penggabungan
berbagai teknologi IT (teknologi komputer dan internet).
OAS dimulai tahun
1960-an, ketika IBM mulai memasarkan komputernya kemudian OAS mulai berkembang
tahun 1970-an. OAS mencakup semua sistem komunikasi formal & informal dari
orang didalam maupun diluar perusahaan. Secara garis besar OAS mencakup
penggunaan :
- Komunikasi informasi
- Sistem elektronik
(penggunaan komputer dan pelengkapnya)
- Penggunaan internet
Sebagai contoh negara yang telah
memperoleh manfaat dari OAS adalah India. India telah membangun
suatu jaringan komputer nasional yang murah, menghubungkan 430 distrik.
Tersedianya jaringan ini memungkinkan proyek-proyek besar tentang piranti lunak
dapat dikejakan bersama-sama dan diorganisasikan dengan menggunakan electronic
mail dan pertukaran data. Dampak lainnya adalah perusahaan-perusahaan piranti
lunak India saat ini juga melakukan pengambangan-pengambangan piranti
lunak paket yang kemudian dipublikasikan oleh perusahaan-perusahaan Amerika.
Maknanya adalah salah satu komoditi India adalah piranti lunak
tingkat dunia dan dikerjakan oleh orang-orang yang tidak saling ketemu secara
fisik, geografis berjauhan tetapi pekerjaan tetap selesai dengan sinergis.
KONSEP OFFICE AUTOMATION SYSTEM
Konsenp OAS menggabungkan penggunaan
berbagai peralatan IT (Information Technology mencakup hardware dan
software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun banyak
orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan
terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan
meningkatkan produktivitas kerja.
Secara sederhana konsep OAS
menyambungkan beberapa peralatan IT via sebuah server. Server sebagai
pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan
lainnya. Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan
pemakainya lainnya melalui server tadi. Semua informasi dan dokumen
disimpan didalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang
dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan
LAN (Local Area Network) dan Intranet serta Internet seorang user/pemakai
akan dapat berkomunikasi dengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh
jarak dan waktu.
FUNGSI
DAN PENGGUNA OAS ( OFFICE AUTOMATION SYSTEM )
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan
pada suatu perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran
pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi
berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.
Office automation system digunakan untuk
mendapatkan semua informasi bagi yang membutuhkannya. Office automation
berfungsi dalam word processing, elctronic message, work group computing, work
group scheduling, facsimile processing, imaging and electronic documents, and
work flow management. Office automation system dirancang baik untuk individu
maupun kelompok.
Personal
information system dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari single user. Sistem
ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas individu. Contoh dari personal
information system adalah Microsoft’s Office Professional, IBM’s Lotus
SmartSuite, Corel’s PerfectOffice, dll.
Work
group information systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah
kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari
suatu kelompok kerja. Contoh dari work group information systems adalah
Microsoft’s Exchange and Outlook, IBM’s Lotus Notes/Domino, atau Novell’s
GroupWise.
Dalam
suatu pembuatan sistem informasi kita harus mengabungkan dan menyatukan semua
kegiatan dalam suatu kesatuan proses. Berikut adalah contoh tahapan proses
pembuatan sistem informasi :
Keterangan
:
1. Proses
transaksi pertama digunakan sebagai input data transaksi dalam transaction
processing system.
2. Proses
transaksi kedua menghasilkan suatu output transaksi.
3. Sistem
informasi management yang pertama berguna untuk menyederhanakan laporan dan
data proses transaksi
4. Sistem
informasi manajemen yang kedua menggunakan model bisnis (contohnya MRP) untuk
menghasilkan operational management information.
5.
Menunjukkan bahwa MIS menggunakan data lebih dari satu operational database
6.
Menunjukkan gambaran dari operational database yang ada dari sekumpulan data
warehouse.
7.
Decision support and executive information systems akan menyediakan akses
read-only kepada data warehaouse untuk menghasilkan Decision support and
executive information
8. Sebuah
expert system membutuhkan database khusus yang menyimpan pengetahuan dan data
dari seorang ahli
9. Expert
system mendapatkan suatu masalah sebagai sebuah input dan kemudian menghasilkan
solusi sesuai dengan database sistemnya.
10.
Personal office automation systems memelihara keseluruhan data dan
proses bisnis yang dibutuhkan oleh user.
11. Work group office automation system menghasilkan suatu solusi untuk
sebuah kebutuhan departemen.
TUJUAN DARI OFFICE AUTOMATION SYSTEM
Ø
Membantu kegiatan
sekertariat dan karyawan administrasi
Ø
Menaikkan produktifitas
Ø
Membantu memfasilitasi
komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di luar organisasi
Ø
Mengurangi penghentian
kerja
Ø
Pengurangan biaya
peralatan
APLIKASI OFFICE AUTOMATION SYSTEM
Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :
1. Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.
3. Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.
4. Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan.
5. Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat mengefisiensikan waktu penyampaian pesan. Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau audio converencin ialah:
* Ada moderator
* Jumlah peserta maksimal 6 orang
* Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu
* Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara
* Rekaman hasil konferensi harus disimpan
* Salinan rekaman dibagikan kepada peserta
* Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta hadir tepat waktu.
6. Konferensi Video
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis konfigurasi konferensi video, yaitu:
* One-way video and audio
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan
* One-way video and two-way audio
Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.
* Two-way video and audio
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.
7. Konferensi Komputer
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer converencing dapat terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.Selain itu, computer converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
8. Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis
9. Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang tersimpan ke layar CRT
10. Pencitraan
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder. Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam data digital. Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu masalah
11. Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
* Administrative
meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan, dan warta
* Technical
meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual
* Corporate
meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan
KELEBIHAN
Ø Peningkatan kecepatan
kerja (hemat waktu)
Ø Peningkatan keamanan
data sesuai level security
Ø Peningkatan akurasi data
Ø Kemudahan pengontrolan
hasil kerja
Ø Kemudahan akses
informasi bagi pimpinan
Ø Kemudahan akses bagi
klien/pihak luar tentang informasi tertentu
KEKURANGAN
Ø Investasi lebih tinggi
bila dibandingkan tidak menggunakan Office Automation System
Ø Peningkatan
produktivitas kerja bagi pegawai yang skill dan daya saing perusahaan.
Ø Bagi pegawai yang
unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan pekerjaan dan frustasi yang
semakin tinggi bagi pegawai yang unskill.
Ø Rasa tidak memiliki akan
semakin tinggi, karena data semakin transparan terutama pada pimpinan yang lebih
tinggi.
Ø Hanya pegawai yang skill
yang dapat bekerja pada kantor yang menggunakan Office Automation System .
Ø Investasi lebih rendah
bila dibandingkan dengan kantor yang menggunakan Office Automation System .
STRATEGI
Ø Sediakan
sumber daya komputer
Ø Sediakan
akses ke sumber daya informasi
Ø Sediakan
perlengakapan non komputer
Ø Gunakan
konferensi telepon
Ø Sediakan
pertemuan rutin
Ø Lakukan
rutinitas kerja
KARAKTERISTIK SIM PADA OAS (Office
Automation System)
Ø Menuju ke paperless office
Ø Pendesainan ulang alur kerja
Ø Perangkat lunak terintegrasi
Ø Perancangan ergonomic/user friendly
Ø Cerdas dan menarik
ELEMEN – ELEMEN FISIK
1. Perangkat
Keras (Hardware)
Ø Komputer
Ø Printer
Ø Faksimile
Ø Router
Ø Switch
Ø Server
2. Perangkat
lunak (Software)
Ø Email
Ø Microsoft
Office
Ø Browser
Ø Microsoft
MS-NET
3. Database
Ø Microsoft
Access
4. Brainware
Ø Netter
Ø Cracker
Ø Programmer
5. Procedur
Ø Penentuan
Sasaran Penerapan
Ø Menyusun
Alur Kerja
Ø Pemantauan
Dan Analisis
6. Control
Ø Penyusunan
Rencana Pengamanan
Ø Pemisahan
Tugas Dalam Sistem
Ø Pengendalian
Proyek Penyusunan Sistem Informasi
Ø Pengendalian
Akses Fisik
Ø Pengendalian
Akses Logis
Ø Pengendalian
Penyimpanan Data
Ø Pengawasan
Transmisi Data
KOMPONEN TEKNOLOGY YANG DIGUNAKAN
1. Komputer
2. Printer
3. Faksimile
4. Jaringan
internet
5. Server
6. Email
7. Ms
Office
8. Voice
mail
CONTOH
PENERAPAN OLEH PT.CERGIS DAN CARA
MEMPROSESNYA
(OFFICE
AUTOMATION SYSTEM
)
Ø Dikelola
mengunakan Microsoft dan mendapatkan data dari para customer
Ø Dan
validasi system yang di buat oleh PT.Cergis
KELEBIHAN
Ø Peningkatan kecepatan
kerja (hemat waktu)
Ø Peningkatan keamanan
data sesuai level security
Ø Peningkatan akurasi data
Ø Kemudahan pengontrolan
hasil kerja
Ø Kemudahan akses
informasi bagi pimpinan
Ø Kemudahan akses bagi
klien/pihak luar tentang informasi tertentu
KEKURANGAN
Ø Investasi lebih tinggi
bila dibandingkan tidak menggunakan Office Automation System
Ø Peningkatan
produktivitas kerja bagi pegawai yang skill dan daya saing perusahaan.
Ø Bagi pegawai yang
unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan pekerjaan dan frustasi yang
semakin tinggi bagi pegawai yang unskill.
Ø Rasa tidak memiliki akan
semakin tinggi, karena data semakin transparan terutama pada pimpinan yang
lebih tinggi.
Ø Hanya pegawai yang skill
yang dapat bekerja pada kantor yang menggunakan Office Automation System .
Ø Investasi lebih rendah
bila dibandingkan dengan kantor yang menggunakan Office Automation System .
PERBAIKAN
SISTEM YANG AKAN DATANG
Ø Penggabungan
dan penerapan teknologi
Ø Memperbaiki
proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
Ø Meningkatkan
produktivitas pekerja dan efektiftas .
Perbaikan otomatisasi kantor
bertujuan untuk meningkatkan dari segi produktivitas.bila diterapkan sebagai
alat pemecah masalah , otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer
untuk saling melakukan komunikasi dengan baik selagi mereka memecahkan masalah
dalam suatu perusahaan
1. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan
yang lebih baik dan lebih cepat
2. dapat mempermudah pegawai administratif
melaksanakan tugas – tugas untuk sekretaris , seperti mengoperasikan mesin
fotocopy , menyusun dokumen , menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
